Husk I er værter på afdelingsmødet
Afdelingsmødet er jeres festdag. Det er her de fremmødte beboere kan træffe afgørelser på vegne af hele afdelingen. Og det er her, I godkender budgettet for det kommende år.
Tal sammen om, hvordan I ønsker, at mødet skal forløbe, og hjælp så hinanden med at skabe de bedste rammer.
Nedenfor har vi samlet nogle gode råd, og ting, I skal være opmærksomme på.
Administrationen sørger for at indkalde til afdelingsmødet. Indkaldelsen skal sendes ud senest 5 uger inden mødet.
Administrationen booker også lokale til afdelingsmødet efter aftale med jer.
Hvis I har lavet en skriftlig årsberetning, bedes I sende den til administrationen senest 3 uger inden mødet.
Forslag til afdelingsmødet skal indsendes til administrationen senest 3 uger inden afdelingsmødet (det gælder også forslag, I stiller som afdelingsbestyrelse).
Administrationen sender herefter alle forslag til afdelingsformanden til orientering. Administrationen gennemgår forslagene og søger at kvalificere dem.
Er der tale om forslag, der har indflydelse på huslejen, beregner administrationen huslejekonsekvensen.
Senest 1 uge inden afdelingsmødet udsender administrationen en erindringsskrivelse til alle beboere sammen med budgettet samt eventuelt indkomne forslag og skriftlig beretning.
Husk, at det er jer, der er værter ved afdelingsmødet.
Tænk over, hvordan I kan skabe en god ramme, så alle beboere føler sig velkommen.
Hvis I skal have drikkevarer og/eller mad til afdelingsmødet er det afdelingsbestyrelsens opgave at sørge for det.
Opstilling til mødet og oprydning efter mødet er som udgangspunkt også jeres opgave. Det er dog også muligt at få hjælp af teamet. Sørg for at aftale det direkte med teamet i god tid inden mødet.
Aftal indbyrdes, hvilken rolle, hver enkelt medlem af afdelingsbestyrelsen har på mødet.
I udgangspunktet er det en repræsentant fra afdelingsbestyrelsen eller en beboer, der vælges til referent.
Det kan være en stor fordel, at hovedpunkter fra beretningen bliver skrevet ned (hvis ikke der er en skriftlig beretning) og sat ind i referatet, så sikrer vi dokumentation af, hvad der er blevet sagt under jeres beretning.
Referatet skal godkendes af dirigenten og afdelingsformanden og sendes til administrationen senest 3 uger efter afdelingsmødet.
Administrationen sender referatet til afdelingens beboere.
Vi anbefaler at dirigenten er en uvildig person. Det vil sige en person, som ikke selv bor i afdelingen. Det kunne f.eks. være et medlem af organisationsbestyrelsen (alle afdelinger har et organisationsbestyrelsesmedlem tilknyttet).
Det kunne også være, at I lavede en aftale med en anden afdeling i Plus Bolig om at ’bytte’ dirigenter, så I på den måde kan hjælpe hinanden.
Det er i sidste ende afdelingsmødet, der vælger dirigenten, så I kan kun stille forslag til, hvem der skal være dirigent. I praksis er det dog ofte sådan, at folk stemmer for den, afdelingsbestyrelsen foreslår.
Sørg for at holde et formøde med dirigenten, hvor I gennemgår mødets forløb og indhold.
Budgettet skal godkendes af afdelingsmødet.
Administrationen fremlægger som udgangspunkt budgettet, men I må meget gerne supplere og bidrage. Aftal med administrationen, hvilken rolle, I ønsker at tage.
Hvis I selv fremlægger budgettet, vil der være en medarbejder fra administrationen med til mødet, som kan svare på spørgsmål.
Overvej, om I kan holde mødet ”ude af huset” og på den måde kan skabe en ny ramme om mødet.
Flere afdelinger kombinerer mødet med fællesspisning. Enten før eller efter. Undgå alkohol før/under mødet.
Gode forslag trækker mange beboere til (og ikke kun forslag om husdyr). Er der noget, som mange beboere taler om og ønsker sig – så overvej, om I kan lave et godt forslag.
Indret mødelokalet, så alle sidder godt. I (afdelingsbestyrelsen) behøver ikke sætte sig i et 'panel'. Måske er det bedre, at I sætter jer rundt omkring i lokalet.
Overvej, om I selv kan præsentere (dele af) budgettet. Aftal med administrationen, hvis der er punkter, I gerne vil præsentere. Det vil mødedeltagerne opfatte positivt.
Kan I supplere mødet med en fælles aktivitet (brætspil, musik, spisning) eller måske et indlæg fra en ekstern gæst?
Husk I, afdelingsbestyrelsen, er værter og rollemodeller. Undgå at lade jer rive med eller hidse jer op, hvis en beboer opfører sig dårligt.
Byd velkommen. Gerne ved indgangen. Hils på alle.
Det kan også være en god ide – fra begyndelsen – at sige, at alle – trods uenigheder om emner – skal holde en god tone.
Dirigenten har en vigtig rolle. Den gode dirigent kan styre mødet og lukke usaglige indlæg ned uden at skabe dårlig stemning. Tjek ovenfor under 'Dirigent'.
Undgå alkohol før og under mødet.
Skab plads til alle – både personer, holdninger og ønsker. Det kan være svært, når man ikke er enige. Men træk vejret. Tæl til 10.
Der er flere afdelinger, som med succes supplerer standard-indkaldelsen med forskellige tiltag for at gøre opmærksom på afdelingsmødet: