Afdelingsbestyrelsens årshjul

Det er nu, I skal holde første møde og beslutte, hvordan og hvor tit, I vil mødes, og fordele opgaver imellem jer i bestyrelsen.

Nye medlemmer af jeres afdelingsbestyrelse bliver automatisk inviteret til en introduktionsaften sammen med andre nye bestyrelsesmedlemmer i Plus Bolig. Vi opfordrer alle til at deltage og dermed blive klædt godt på til arbejdet i afdelingsbestyrelsen.

I kan desuden bede Plus Boligs administration om et informationsmøde for jeres bestyrelse alene. Det kan for eksempel være i forbindelse med et af jeres første bestyrelsesmøder. På den måde kan I få svar på både generelle og afdelingsspecifikke spørgsmål. Vi vil anbefale, at I på dette møde også får en overordnet gennemgang af afdelingens budget.

På jeres første bestyrelsesmøde vil vi anbefale, at I gennemgår og beslutter følgende:

• I skal lave en forretningsorden for jeres møder i afdelingsbestyrelsen. ’Forretningsordenen’ er en slags køreplan og regelsæt for jeres møder. Selv om det lyder meget formelt, så er det en stor hjælp, at I sammen har godkendt en forretningsorden. I kan hente skabelon her.
• Hvis afdelingsmødet ikke har valgt en formand til bestyrelsen, skal I gøre det nu.
• Lav en mødekalender, som I er enige om. På den måde, kan I alle planlægge jeres tid, og I kan dele datoerne med beboerne i jeres afdeling.
• Aftal, hvem der er sekretær og har ansvaret for dagsordener og referater. I kan bruge skabelonerne her.
• Aftal, hvordan I vil sikre en god kontakt til beboerne i afdelingen. Ud over dagsordener og referater, kan I overveje at udsende et nyhedsbrev, og I kan tilbyde, at beboere kan træffe jer på bestemte tidspunkter.
• Hvad skal I arbejde med i årets løb? Der er sikkert flere forskellige ting, som optager jer. Der er også forskellige årsager til, at I hver især har meldt jer til bestyrelsesarbejdet. Derudover kan der være emner, som er vigtige for andre beboere eller som er aktuelle i Plus Bolig-regi. Husk, at I er repræsentanter for alle beboere, og tænk over hvordan i prioriterer jeres tid bedst, så I kommer omkring alle emner. Lav en bruttoliste over de emner, I gerne vil arbejde med i denne bestyrelsesperiode, og lav derefter en prioritering.

Tjekliste:

• Gennemgå og godkend forretningsordenen for jeres bestyrelsesmøder
• Tilmeld nyvalgte medlemmer til infoaften
• Lav procedure for dagsordener og referater
• Lav mødekalender for resten af året
• Fordel opgaver imellem jer
• Lav en liste over emner, I gerne vil arbejde med

> Her kan I hente afdelingsbestyrelsens 'Q4-guide'

I det tidlige forår bliver I inviteret med på den årlige ’markvandring’, hvor I sammen med driften skal gennemgå jeres afdeling – både udearealer og bygninger.

Markvandringen er en del af forarbejdet til den drifts- og vedligeholdelsesplan (DV-plan), som fastlægger alle nødvendige arbejder 30 år frem i tiden i jeres afdeling.

Plus Boligs Byggetekniske afdeling har lavet udkastet til DV-planen, men på markvandringen har I mulighed for at supplere med jeres viden og ønsker.

DV-planen er også udgangspunktet for jeres budget i afdelingen (og dermed huslejeudvikling) – det er derfor vigtigt, at I deltager aktivt med input og jeres viden omkring afdelingens stand.

Forbered jer til markvandringen, for eksempel på et bestyrelsesmøde. I kan også opfordre beboerne til at komme med input til jer.

Selv om DV-planen er baseret på en professionel, teknisk og faglig gennemgang af jeres afdeling, og at planen skal granskes af eksterne byggesagkyndige – så er jeres input vigtige. Det er for eksempel jer, der ved om legepladserne matcher behovene i afdelingen, om træer og buske er ved at vokse sig for store eller om der er forhold inde i boligerne, som trænger til udbedringer.

Vi anbefaler, at I er åbne og deler jeres input med beboerne i afdelingen. For eksempel via et nyhedsbrev eller på MinSide, så alle har mulighed for at supplere og kommentere.

Tjekliste:

• Afsæt tid til Markvandring
• Gennemgang af og input til DV-planen
• Involver beboere i forarbejdet

> Her kan I hente afdelingsbestyrelsens 'Q1-guide'

> Her kan I hente faktablad om 'Markvandringen'

Det er nu, I skal begynde forberedelserne til afdelingsmødet i sensommeren

Administrationen kontakter jer for at aftale sted, tidspunkt og dato. Husk. Det er jeres møde, så I må meget gerne sætte jeres personlige præg på mødet.

I løbet af forsommeren får I både den færdige DV-plan og jeres budget til gennemgang med henblik på jeres godkendelse. Budgettet og DV-planen skal endelig godkendes på afdelingsmødet, så det er vigtigt, at I bruger tid på at sætte jer ind i tallene, så I kan være med til at forklare de øvrige beboere i afdelingen, hvordan budgettet hænger sammen.

Husk, at I har mulighed for at få et budgetmøde med Plus Boligs administration

Det er også nu, I skal forberede jeres beretning til afdelingsmødet. Kan I overskue at lave en skriftlig beretning, vil vi opfordre jer til det. Her kan I dels nævne de ting, I har arbejdet med i årets løb og dels udpege de ting fra DV-planen, som er gennemført i årets løb.

Hvis I mangler beboere til bestyrelsesarbejdet eller andre opgaver, så er det også nu i sommermånederne, at I skal kontakte kandidater, så de kan overveje og beslutte sig for at stille op.

Det er også inden sommerferien, at I skal færdiggøre jeres eventuelle forslag til afdelingsmødet. Er det forslag, der koster penge, skal de indregnes i budgettet (det hjælper Plus Boligs administration med). I det hele taget er det en god ide at vende jeres forslag med administrationen, som kan rådgive jer omkring økonomi, regler og praktiske forhold.

Tjekliste til 2. kvartal:

• Gennemgang og godkendelse af budgetforslaget for næste år
• Fastlægge mødested og -tid for årets afdelingsmøde
• Godkende indkaldelse til mødet
• Forberede jeres årsberetning
• Færdiggøre jeres eventuelle forslag til afdelingsmødet
• Opfordre kandidater til at stille op til ledige poster på afdelingsmødet

> Her kan I hente afdelingsbestyrelsens 'Q2-guide'

Når I kommer på den anden side af sommerferien, er det først og fremmest afdelingsmødet, I skal bruge tid på.

Administrationen sørger for, at den indkaldelse, I har godkendt, bliver udsendt sammen med de øvrige materialer (budget, beretning, forslag mv.) i henhold til Plus Boligs vedtægter.

Husk, at selv om Plus Boligs administration hjælper jer, og deltager i afdelingsmødet, så er det afdelingsbestyrelsen, der er værter på mødet. Jo bedre I er forberedt, og jo mere I har gjort ud af værtskabet, des flere beboere kan I forvente, vil møde op.

Vi har lavet en tjekliste, som I kan bruge, når I skal forberede afdelingsmødet.

Tjekliste til 3. kvartal:

• Forbered jer på afdelingsmødet. Fordel opgaverne imellem je.
• Færdiggør jeres årsberetning (hvis I ikke allerede har gjort det)
• Gør ’reklame’ for afdelingsmødet, rundt omkring i afdelingen.

> Her kan I hente afdelingsbestyrelsens 'Q3-guide'

> Læs mere om afdelingsmødet og hent tjekliste